Gesamtkonzept Team PR

Berichterstattung

Die Berichterstattung teilt sich in drei Phasen auf: Vor, während und nach der Veranstaltung.

Vor der Veranstaltung

Vor der Veranstaltung wird festgelegt, wer den Bericht schreibt und wer dafür verantwortlich ist, das Fotos gemacht werden. Der Autor und der 'Fotograf' sprechen sich dann ab, welche spezifischen Fotos gemacht werden sollten. Es wird zudem festgelegt, wie lange wir uns Zeit nehmen den Bericht zu schreiben - dies sollte allerding nicht zu lang dauern. Diese Informationen werden in ein dazugehöriges Ticket geschrieben.

Während der Veranstaltung

Während der Veranstaltung werden die Fotos gemacht und die Teilnehmer um Feedback, am liebsten auch schriftlich, gebeten. Des Weiteren macht sich der Autor Notizen von den jeweiligen Tagen.

Nach der Veranstaltung

Nach der Veranstaltung wird der Bericht geschrieben, auf Englisch und auf Deutsch. Auch werden Fotos ausgesucht und in den Bericht eingefügt. Alle Fotos werden in die Cloud abgelgt. Anschließend wird der Bericht noch einmal Korrektur gelesen und dem Vorstand zur Kontrolle gegeben. Am Ende veröffentlicht entweder der Vorstand den Bericht oder wir erhalten die Erlaubnis, den Bericht zur veröffentlichen.

Hierbei sollte beachtet werden, dass immer der aktuelle Status im Ticket vermerkt werden sollte. Auch die Notizen können dort Platz finden, sollte sich der Autor aus irgendeinem Grund ändern.

Jahresbericht

Am Anfang des Vereinsjahres wird der neue Ordner für den Jahresbericht des nächsten Vereinsjahres im Repo erstellt. Im Laufe des Jahres wird der Ordner und die Datei mit Leben gefüllt. Außerdem machen wir uns wieder Gedanken, wie wir den Jahresbericht aufbauen.

Informationen im Jahr sammeln

Während des Jahres füllen wir schon Veranstaltungberichte, Statistiken und weitere Berichte werden im Laufe des Jahres in dem Bericht ersetzt, sofern es diesen Punkt im nächsten Jahr noch gibt.

Berichte der Vereinsmitglieder

Um April herum bitten wir die Teilnehmer ihre Berichte bis Anfang Mai einzureichen, damit wir genug Zeit danach haben, um diese notfalls korrigieren zu können und eine gute Qualität dieser Texte gewährleisten zu können.

Alte Berichte übernehmen

Wenn sich Teile des Jahresberichts vom letztem Jahr in diesem wiederholen, dann wollen wir diese Texte übernehmen und, wenn nötig, korrigieren und auf den Bericht anpassen.

Neue Texte schreiben

Jahresabhängige Texte müssen neu geschrieben werden, können sich aber an alten Texten orientieren. Ansonsten sollten diese, falls dies sinvoll ist, die W-Fragen beantworten.

Fotos

Einen Teil der Fotos, die sich über das Jahr angesammelt haben, können verwendet werden, aber auch alte Fotos können teilweise übernommen werden.

Fotokonzept

Vor Veranstaltungen machen wir Fotos, die wir vor der Veranstaltung genauer absprechen. Generell aber sollten folgende Punkte enthalten sein:

Hierbei sollte die DSGVO beachtet werden.

Flyer

Durch Änderungen von Konzepten oder Zielen, kann es sein, dass einige der Informationen im Flyer veralten. Daraus folgt, dass wir die Flyer von Zeit zu Zeit aktualisieren müssen. Hier wird dann jemand ausgesucht, der sich dem widmet. Dies dürfte sich auf kleinere Änderungen beschränken. Wenn wir einen neuen Flyer erstellen wollen, dann erstellen wir zuerst eine Struktur, die wir in einem Ticket festhalten. Daraufhin werden die Texte erstellt. Wenn der Bericht fertig ist und vom Team korrekturgelesen wurde, wird der Flyer dem Vorstand zur Freigabe vorgelegt. Danach kann er gedruckt werden.

TeckidsWiki: Teams/PR/Gesamtkonzept (last edited 2019-09-21 15:43:06 by annaw)